1. ทำความเข้าใจกระแสเงินสด
กระแสเงินสด คือ เงินที่เข้าและออกจากร้านในช่วงที่กำหนด โดยมี “รายได้” จากลูกค้าที่ซื้อสินค้า และเงินที่ออกจากร้านในรูปแบบของ “รายจ่าย” อย่างเช่น ค่าเช่าร้าน ค่าจ้าง ค่าซื้อสินค้าเข้าร้าน ซึ่งในกระแสเงินสดเราจะแบ่งออกเป็น
• กระแสเงินสดที่เป็นบวก หมายถึง คุณมีรายได้เข้ามามากกว่าที่คุณต้องจ่ายออกไป ซึ่งเราจำเป็นต้องรักษาให้มีกระแสเงินสดที่เป็นบวกเอาไว้สำหรับธุรกิจ เพื่อให้สามารถชำระค่าใช้จ่ายได้เมื่อถึงกำหนดชำระ หรือหากมีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด
• กระแสเงินสดที่เป็นลบ หมายถึง คุณมีรายจ่ายที่มากกว่ารายได้ที่เข้ามา เช่น หากคุณลงทุนซื้อชั้นวางในร้านใหม่ หรือลูกค้าที่จ่ายเงินช้าเกินกำหนด คุณอาจจะต้องนำเงินเก็บออกมาใช้เพื่อชดเชยกระแสเงินสดที่ขาดไป ซึ่งเราต้องทำการลดจำนวนสินค้าในสต็อก หรือลดการให้เครดิต ของลูกค้าในการชำระภายหลังให้น้อยลง เพื่อให้กระแสเงินกลับสู่ปกติ โดยปกติแล้วกระแสเงินสดเราจะแบ่งยอดต่าง ๆ ตามช่วงเวลา เช่น หนึ่งเดือน ไตรมาส หรือหนึ่งปี
2. เงื่อนไขในการชำระเงิน
อีกขั้นตอนสำคัญในการจัดการกระแสเงินสด คือ การกำหนดเงื่อนไขในการชำระเงินที่เหมาะสม ธุรกิจบางประเภทที่ซื้อมาขายไปแบบรับเงินทันที แต่ธุรกิจบางประเภทก็มีการให้เครดิต สามารถชำระเงินภายหลังได้ แต่ต้องมีเงื่อนไขกำหนดชำระเงินที่ชัดเจน เช่น ภายในระยะเวลา 7, 14, 30 วัน เป็นต้น ซึ่งระยะเวลาของเครดิตที่ให้กับลูกค้าและการขยายระยะเวลาอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการดึงดูดลูกค้าได้เช่นกัน
3. ทำบัญชี
การทำบัญชีมีความสำคัญเป็นอย่างมาก เนื่องจากในหนึ่งวันมีการซื้อขายวันละหลายครั้ง การทำบัญชีจะทำให้เราทราบว่ามีสินค้าได้ขายออกไปบ้างและได้เงิน – กำไรกลับมาเท่าไหร่ รวมถึงง่ายต่อการเช็คสต็อกสินค้าด้วย
4. เปิดบัญชีธุรกิจแยกต่างหาก
ในการทำธุรกิจเราควรเปิดบัญชีแยกสำหรับร้านต่างหาก ในการบันทึกรายการต่าง ๆ เช่น รายได้แต่ละวัน ค่าซื้อสินค้าเพิ่ม ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าเช่าร้าน เป็นต้น เพื่อให้ง่ายต่อการคำนวณ ช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวในการแยกแต่ละรายการว่ามาจากไหน และช่วยให้บริหารการเงินได้อย่างเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น
